Geld sparen als IT Solution Provider: Tipps zum Kosten senken

Welche Kostentypen fallen bei IT Solution Providern an?

• Personalkosten
• Abschreibungen auf Investitionen
• Fahrzeugkosten
• Mietkosten
• Versicherungsprämien

Personalkosten: «Reduce to the Max» 

So viele Vollzeitstellen wie gerade nötig

Die Personalkosten tragen in der Regel einen gewichtigen Anteil an die Ausgaben eines IT Solution Provider oder VAR bei. Um diese Kosten unter Kontrolle zu halten, lohnt sich ein Blick auf die Anzahl Vollzeitstellen. Der einstige Slogan eines bekannten Herstellers von Kleinwagen «Reduce to the Max» hat bei der Personalplanung seine besondere Gültigkeit – es gilt die Anzahl Stellen so zu planen, dass die daraus entstehenden Kosten tief bleiben und damit dennoch das Maximum zu erreichen. Oder anders ausgedrückt: die Stellenzahl ist so zu planen und zu besetzen, wie sie sich für die kommende Zukunft (6 bis 12 Monate) tatsächlich zu 100% auslasten lässt. Leicht gesagt, doch wie lässt sich dies umsetzen?

Einsatz von Freelancern

Schauen Sie sich nach Freelancern (freie oder freischaffende Mitarbeitende) um, und bauen Sie ein externes Netzwerk von kompetenten IT-Fachspezialisten auf, mit denen Sie bei Bedarf Ihre bestehende Organisation projektweise ergänzen können. Damit halten Sie die Fixkosten Ihres IT-Unternehmens unter Kontrolle und generieren nur dann Zusatzkosten, wenn das Projektvolumen es erfordert und zulässt. Wichtig ist, dass das spezifische Know-how Ihres Unternehmens vor allem bei Ihren festangestellten Mitarbeitenden vorhanden ist und in der Firma bleibt. Denn das Expertenwissen ist es, was Ihr Unternehmen auszeichnet und einzigartig macht (Unique Selling Proposition USP). Es ist ein wichtiger Teil der «DNA» Ihres IT-Unternehmens und sollte deshalb nicht externalisiert sein. Diese klare Unternehmensidentität fördert die eindeutige Positionierung Ihrer Firma als kompetenter IT Solution Provider bei Ihren bestehenden und potenziellen Kunden.

Investieren sie lieber etwas mehr in das Image und Ihre Marke als attraktiver Arbeitgeber (Employer Branding) statt zu viele Mitarbeitende anzustellen – so steigt die Beliebtheit Ihres Unternehmens auch bei qualifizierten Freelancern und sie können immer flexibler auf schwankenden Personalbedarf reagieren. Der Aufbau dieser Beziehungen dauert eine gewisse Zeit. Daher ist es wichtig, mit der Entwicklung dieses Netzwerks früh genug zu beginnen – schon dann, wenn noch gar kein zusätzlicher Personalbedarf vorhanden ist.

Jahresarbeitszeitmodell prüfen

Mit dem Jahresarbeitszeitmodell lässt sich die Arbeitszeit Ihrer Angestellten flexibel gestalten. Statt den wöchentlichen Sollstunden rechnet man die jährlichen Soll-Arbeitsstunden hoch. Die Mitarbeitenden kommen je nach Projektvolumen des Unternehmens zum Einsatz. So arbeiten sie dann mehr Stunden, wenn es aufgrund des höheren Projektvolumens notwendig ist. Wenn weniger Projekte anstehen, können die Mitarbeitenden ihr Pensum reduzieren und die Freizeit geniessen anstatt die Zeit unproduktiv im Büro «abzusitzen». Auf diese Weise bleibt die Leistungskapazität Ihrer IT-Firma bei einem saisonalen Anstieg der Anzahl Projekte oder sonstigen höheren Projektvolumen flexibler. Da die Mitarbeitenden bei hohen Projektvolumen länger im Einsatz sind, verfügt Ihr Unternehmen in solchen Phasen über einen höheren Kapazitätspuffer. Sie sparen zudem Überzeitkosten, da bei hohem Projektvolumen Überzeitzuschläge (25%) oder der Einsatz von zusätzlichen externen Mitarbeitenden vermeiden lassen.

Ausserdem kann Ihr Unternehmen mit dem Jahresarbeitszeitmodell flexibler auf neue Projektanfragen reagieren – es entsteht ein Wettbewerbsvorteil.

Jahresarbeitszeitmodell Im Arbeitsvertrag festhalten 

Für das Jahresarbeitszeitmodell gibt es in der Schweiz keine gesetzliche Regelung. Deswegen ist es notwendig, dieses Modell im Arbeitsvertrag festzuhalten. Sie als Arbeitgeber und die Mitarbeitenden müssen auf die Einhaltung der jährlichen Sollstunden achten. 

Investitionsanträge formalisieren

Das Inventar von IT Solution Provider ist ein weiterer wichtiger Kostenfaktor. Oft lässt sich mit einem geschärftem Blick gerade bei Neuanschaffungen einiges an Kosten reduzieren und damit Geld sparen.

Anträge für Neuinvestitionen formalisieren und kritisch hinterfragen

Nachdem die Hardware als Arbeitsmittel für Ihr Unternehmen gekauft ist, beeinträchtigen die Abschreibungen Jahr für Jahr die Erfolgsrechnung negativ. Insbesondere IT-Hardware unterliegt durch den kontinuierlichen und raschen technologischen Fortschritt in kurzer Zeit einem starken Wertverlust. Hier ist es ratsam, sich bei internen Anträgen für Neuanschaffungen etwas Zeit zu nehmen und diese stets kritisch zu hinterfragen:

• Wie wirkt sich diese Zusatzinvestition effektiv auf das Unternehmen aus?
• In welchem messbarem Umfang und Zeitraum zahlt sich die Investition (Return on Investment ROI) aus? 
• Lässt sich der gleiche ROI allenfalls mit bestehendem oder derzeit ungenutztem Equipment erzielen? 
• Was sind die Konsequenzen wenn wir die Investition nicht oder nur reduziert tätigen?

Der Prozess für Investitionsanträge soll daher so formalisiert sein, dass sich Abteilungsleiter oder Mitarbeitende schon beim Formulieren des Antrags ein klares Bild darüber machen müssen, was die Neuanschaffung in welcher Zeitspanne für das Unternehmen bringen soll (Wirtschaftlichkeitsrechnung). Mit einem vorgefertigten Antragsformular, lassen sich die entscheidenden Fragen beantworten.

Firmenfahrzeugflotte überprüfen

Bei der Fahrzeugflotte können VAR oder IT Solution Provider mit einigen Anpassungen Kosten einsparen.

• Leasingdauer: die monatliche Belastung sinkt deutlich, wenn Ihr Unternehmen das Fahrzeugleasing statt mit einer Laufzeit von drei Jahren, diese auf vier oder fünf Jahre abschliesst. Moderne Autos sind in der Regel auch nach dieser Zeitspanne noch sicher unterwegs.
• Fahrzeugwahl: Auch bei der Wahl der Firmenfahrzeuge können Sie Kosten senken. Je nach Umfang der Fahrzeugflotte können schon ein leicht reduzierter Ausstattungsumfang oder günstigere Modelle zu spürbaren Kostenreduktionen beitragen.
• Wahl des Fahrzeuganbieters: Für die Beschaffung der Fahrzeuge kann es sich lohnen, einen professionellen Broker zu beauftragen. Dieser analysiert für das gleiche Fahrzeugmodell mit identischer Ausstattung verschiedene Anbieter und findet so das kostengünstigste Angebot. 
• Wahl der Autoversicherung: Bei den Versicherungsprämien für die Autoversicherungen (Haftpflicht und Kasko) bestehen grosse Unterschiede. Hier lohnt sich ein Vergleich verschiedener Angebote. esurance holt für Sie gerne die besten Offerten auf dem Markt ein. 
• Auto-Abonnement: In jüngster Zeit sind einige Anbieter auf dem Markt, die die Fahrzeugnutzung im Abonnement anbieten. Ähnlich einem Abonnement für den öffentlichen Verkehr, bezahlen Sie als Unternehmen eine fixe monatliche Pauschale. Darin eingeschlossen ist die Fahrzeugnutzung, einschliesslich Vollkaskoversicherung, Verkehrsabgaben, Servicearbeiten, Reifen und Zulassung. In der Regel ist dieses Mobilitätsmodell günstiger als das klassische Leasing. Zudem lässt es sich auch für eine kürzere Frist (z.B. 6 Monate) abschliessen. So können Sie flexibel auf Schwankungen bei der Auslastung Ihres Unternehmens reagieren.

Mietkosten reduzieren

Achten Sie darauf, dass die Fläche Ihrer Geschäftsräume so gross ist, dass Ihre Mitarbeitenden konzentriert arbeiten können und sich wohlfühlen. Das Staatssekretariat für Wirtschaft SECO schreibt in seiner Verordnung zum Arbeitsgesetz eine Mindestfläche von 6–8 m2 pro Arbeitsplatz (inkl. Abstellfläche für Arbeitsplatzmobiliar) vor. Hinzu kommen sogenannte Verkehrswege von 80–120 cm Breite, um den ungehinderten Zugang zu den einzelnen Arbeitsplätzen zu ermöglichen. Vergleichen Sie Ihre heutige Fläche je Arbeitsplatz mit diesen Vorgaben – selbst wenn Sie Ihren Mitarbeitenden etwas mehr als nur das Minimum zugestehen möchten, gibt es in der Regel Potenzial, um die Gesamtfläche zu verringern. 

Wenn Sie in absehbarer Zeit keinen konkreten Plan für Mitarbeiterzuwachs haben, dann verzichten sie auf leerstehende Reserveflächen für eine allfällige künftige Nutzung. Denn mit dieser vermeintlichen «Zukunftsfläche» erzeugen Sie lediglich wertlose Zusatzkosten, die den Unternehmensgewinn unnötig belasten. Gleichzeitig wissen sie nicht mit Bestimmtheit, ob Sie diese Fläche in der kommenden Zeit auch tatsächlich benötigen. Wenn Sie für die Zukunft flexibel bleiben möchten, ist es besser Unternehmensstandort zu wählen, der Ihren heutigen Bedarf deckt und bei späterem Wachstum das Hinzumieten weiterer Flächen im gleichen Gebäude ermöglicht. Wenn Sie einen Standortwechsel kurzfristig nicht umsetzen können, vermieten Sie die nicht benötigte Fläche weiter (z.B. in Untermiete). Mit einfachen Raumtrennsystemen lassen sich Büroflächen physisch gut voneinander separieren. Bei einer Untervermietung ist vorgängig das Einverständnis Ihres Vermieters einzuholen.

Wenn Sie projektweise mehr Mitarbeitende (Freelancer) benötigen, prüfen Sie, ob ein Arbeitseinsatz von Zuhause aus (Home Office) eine mögliche Option sein kann. Bewährt hat sich auch die temporäre Nutzung der benötigten Anzahl Arbeitsplätze in einer mit gemeinsamer Infrastruktur ausgestatteten Bürogemeinschaft (Co-Working-Spaces). Diese Büroflächen lassen sich für Einzelpersonen oder für ein Projektteam tage-, wochen- oder monatsweise mieten. So bleiben Sie flexibel und sie halten Ihre langfristigen Mietkosten tief.

Bei den Mietkosten können Sie durch das Aushandeln von guten Konditionen im Mietvertrag die Kosten optimieren. Sprechen Sie dazu mit Ihrem Vermieter. Auch mit der Wahl des Standorts Ihrer Geschäftsräume können sie Kosten senken. Für einen IT Solution Provider ist die städtische Lage nicht unbedingt notwendig, da in der Regel keine Laufkundschaft zu erwarten ist. Prüfen Sie daher Standorte in verschiedenen städtischen Vororten oder in der Umgebung Ihres heutigen Firmensitzes – sie werden überrascht sein wie gross die Unterschiede der Mietkosten sein können. Achten Sie dabei auf eine gute Anbindung an den öffentlichen Verkehr, damit der Arbeitsweg für Ihre heutigen und künftigen Mitarbeitenden angenehm bleibt.

Versicherungsprämien optimieren

Als IT Solution Provider lohnt es sich, die Situation rund um Ihre Versicherungen regelmässig zu überprüfen. Damit lässt sich Geld sparen. Gleichzeitig stellen Sie sicher, dass Ihr Unternehmen die wichtigen Risiken unter Kontrolle hat oder eine passende Versicherung dafür einspringt. Sie können bei vielen Risiken entscheiden, ob Ihre Firma diese tragen möchte oder ob sie durch eine Versicherung gedeckt sein sollen. Durch Versicherungslösungen wandeln Sie diese unternehmerische Risiken in berechenbare Kosten um. Dies gibt Ihnen Planungssicherheit.

Wie lassen sich bei Versicherungen Kosten einsparen?

Nur existenzgefährdende Risiken versichern

Achten Sie darauf, dass Sie in erster Linie diejenigen Risiken von einer Versicherung abdecken lassen, welche die Existenz Ihres Unternehmens gefährden können. Für Risiken, die Ihre IT-Firma selber tragen kann, benötigen Sie keine Versicherung – so lassen sich Versicherungsprämien sparen.

Selbstbehalt erhöhen

Abhängig von der Risikofähigkeit oder vom Sicherheitsbedürfnis Ihres IT-Betriebs können Sie bei verschiedenen Versicherungsarten mit der Höhe des Selbstbehalts die Prämienkosten beeinflussen. Der Selbstbehalt ist der Betrag, für den Ihr Unternehmen im Schadenfall selber aufkommt. Liegt die Schadenssumme über der Höhe des Selbstbehalts, deckt die Versicherung die Differenz zwischen dem effektiven Schadensbetrag und dem Selbstbehalt. Es ist ratsam, das Risiko von Schäden mit eher geringen Schadenssummen selber zu tragen und nur die wirklich kostspieligen Risiken an die Versicherung zu überwälzen. Damit lassen sich die Prämienkosten deutlich senken.

Tiefere Prämien durch vorteilhafte IT-Branchenlösungen

Branchenverbände sind dank ihrer kollektiven Einkaufskraft in der Lage, vorteilhafte Rahmenverträge mit passenden IT-Versicherungspartnern abzuschliessen. Als IT Solution Provider oder VAR profitieren Sie, indem Sie dadurch Versicherungen zu besonders guten Konditionen abschliessen können. 

Wenn Ihnen die Zeit fehlt, um sich im Detail mit den verschiedenen Versicherungslösungen auseinanderzusetzen, können Sie sich direkt auf eine bereits erstellte Analyse für IT-Unternehmen stützen. Im Dialog mit verschiedenen Versicherern und IT-Firmen hat sich esurance ausgiebig mit Versicherungen für IT Solution Provider beschäftigt und die Leistungen im Sinne ihrer Bedürfnisse analysiert. Zusammen mit swissICT, dem grössten Fachverband der ICT-Branche, hat esurance Testsieger-Versicherungen ausgewählt und für diese Sonderkonditionen mit vorteilhaften Prämien für IT Solution Provider ausgehandelt.

Auf unseren Plattformen finden Sie einzigartige Versicherungslösungen mit konkurrenzlosen Konditionen und Prämien, abgestimmt auf Ihre Branche und lanciert in Partnerschaft mit den Branchenverband swissICT und den Versicherern SWICA und CHUBB. Dort können Sie rasch und unkompliziert Ihre aktuellen Lösungen mit den IT-Versicherungen vergleichen.

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